Elektronická fakturácia sa stane povinnou: Akú úlohu zohráva archivácia e-mailov?

Čo nás čaká a ako je na tom Nemecko?

Digitalizácia účtovníctva v Európe naberá na obrátkach a elektronická fakturácia (e-invoicing) sa postupne stáva štandardom. Európska únia v rámci iniciatívy ViDA (VAT in the Digital Age) plánuje v ČR povinné zavedenie e-fakturácie pre cezhraničné transakcie najskôr v júli 2030, zatiaľ čo pre domáce faktúry by mala byť povinná od roku 2035.

Niektoré krajiny však idú ďalej a zavádzajú e-fakturáciu rýchlejším tempom. Taliansko, Poľsko a Rumunsko už majú legislatívu na mieste, zatiaľ čo napríklad Francúzsko a Maďarsko pripravujú podobné opatrenia.

Ako je na tom Česko a Slovensko?
V Českej republike a na Slovensku zatiaľ neexistuje plošná povinnosť elektronickej fakturácie. V ČR musia verejné inštitúcie prijímať e-faktúry už od roku 2019, avšak pre súkromný sektor neexistuje jednotný štandard ani povinnosť ich používania. Podobná situácia je aj na Slovensku, kde sa však v budúcnosti očakáva postupná implementácia európskych pravidiel.

Jednou z prvých veľkých ekonomík, ktorá zavádza povinnú e-fakturáciu v B2B sektore, je Nemecko.

Pozrime sa teraz, ako to tam bude fungovať.

Elektronická fakturácia sa stane povinnou: Akú úlohu zohráva archivácia e-mailov?

Elektronická fakturácia, skrátene e-fakturácia, sa v Nemecku stáva povinnou. V tomto článku vysvetlíme, čo je e-faktúra, pre koho bude povinná, prečo a kedy sa e-fakturácia stáva zákonom a aký význam má v tejto súvislosti profesionálne riešenie na archiváciu e-mailov.

Čo je e-faktúra?

EN Standard 16931 definuje e-faktúru ako účtovný doklad, ktorý bol vystavený, odoslaný a prijatý v štruktúrovanom elektronickom formáte, čo umožňuje jeho automatizované a elektronické spracovanie. Elektronická faktúra musí byť od začiatku vytvorená v strojovo čitateľnom formáte a odoslaná elektronickými prostriedkami.

Papierová faktúra, ktorá bola následne naskenovaná, nie je e-faktúrou a stále sa považuje za papierový dokument. To isté platí pre štandardné faktúry vo formáte PDF zaslané ako príloha e-mailu, pretože obsahujú neštruktúrované dáta, ktoré nie je možné ďalej elektronicky a automaticky spracovať.

Medzi najbežnejšie formáty e-fakturácie v Nemecku patria XRechnung a ZUGFeRD.

Faktúra XRechnung

Štandard XRechnung je v podstate špecifikáciou na využitie základnej faktúry Core Invoice Usage Specification (CIUS) a nemeckou verziou normy EN 16931. Tento formát je založený na XML a podporuje štandardy UBL (Universal Business Language) a CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).

Faktúra ZUGFeRD

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) je tiež založený na norme EN 16931. Tento formát sa využíva predovšetkým na hybridnú fakturáciu, pri ktorej je okrem štruktúrovaného, strojovo čitateľného XML formátu vytvorená a odoslaná aj faktúra vo formáte PDF/A, ktorá je čitateľnejšia pre človeka.

Okrem formátov XRechnung a ZUGFeRD môžu byť ako e-faktúry kompatibilné aj ďalšie formáty, napríklad Factur-X, EDIFACT a ebInterface.

Kedy sa e-fakturácia stane povinnou v Nemecku a koho sa týka?

Prechod na e-fakturáciu musí byť v zásade dokončený do 1. januára 2025 a povinnosť sa týka obchodných vzťahov medzi firmami (B2B). B2C trh nie je novou legislatívou ovplyvnený, rovnako ako oslobodené produkty a služby, faktúry do 250 EUR a cestovné lístky na verejnú dopravu.

Približne o 12 mesiacov neskôr budú musieť všetci dodávatelia verejného sektora byť schopní posielať e-faktúry. Centrálne verejné úrady v Nemecku už od 18. apríla 2019 musia byť schopné e-faktúry prijímať a spracovávať.

Aby bol prechod na e-fakturáciu v B2B sektore uľahčený, platí preň určité prechodné obdobie, ktorého detaily sú uvedené nižšie.

1. január 2025
Firmy, ktoré generujú zdaniteľné príjmy v Nemecku, musia byť od tohto dátumu schopné prijímať e-faktúry. Tieto spoločnosti však nie sú povinné faktúry zasielať výhradne elektronicky. Ak s tým príjemca súhlasí, faktúru je možné aj naďalej zasielať v inom bežnom formáte (napríklad v papierovej podobe alebo ako PDF). Toto prechodné ustanovenie platí do konca roka 2026 pre firmy s ročným obratom presahujúcim 800 000 EUR dosiahnutým v rokoch 2025 a 2026.

1. január 2027
Od roku 2027 budú všetky spoločnosti v B2B sektore s ročným obratom vyšším ako 800 000 EUR povinné odosielať e-faktúry. Spoločnosti s nižším obratom môžu svoje faktúry aj naďalej zasielať v inom bežnom formáte až do 31. decembra 2027, ak s tým príjemca súhlasí.

1. január 2028
Od roku 2028 budú musieť všetky B2B spoločnosti povinne používať e-faktúry bez výnimky.

Nemecko nasleduje európsky trend

Nemecko nie je jedinou krajinou, ktorá zavádza povinné e-fakturovanie v B2B sektore. Podobné regulácie už platia v Taliansku, Poľsku a Rumunsku a zavedenie obdobných opatrení oznámili aj Francúzsko a Maďarsko. Kľúčovým faktorom je iniciatíva ViDA (VAT in the Digital Age) Európskej komisie, ktorej cieľom je optimalizácia daňových procesov.

Aký je právny základ e-fakturácie?

Povinné e-fakturovanie vychádza z rôznych zákonov a smerníc. Smernica EÚ 2014/55/EÚ stanovuje štandardy pre elektronické faktúry vo verejnom obstarávaní. V Nemecku sú tieto štandardy implementované prostredníctvom nariadenia o e-fakturácii (E-RechV) z 13. októbra 2017.

Povinné e-fakturovanie pre podniky bolo legislatívne zakotvené v rámci Zákona o rastových príležitostiach (Wachstumschancen-Gesetz) z 23. februára 2024, ktorý schválila Spolková rada 22. marca 2024. Cieľom zákona je podporiť ekonomický rast znížením administratívnej záťaže. Zavedenie povinného e-fakturovania má zjednodušiť daňovú agendu a zabezpečiť spravodlivejší daňový systém.

Okrem toho nemecký zákon o DPH (UstG) už dlhšie stanovuje základné daňové požiadavky na elektronické faktúry. Tieto požiadavky vychádzajú nielen zo zákona o DPH (UstG), ale aj z daňového poriadku (AO) a sú podrobne špecifikované v pravidlách GoBD („Zásady riadneho vedenia a uchovávania účtovných kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme, vrátane prístupu k údajom“). GoBD stanovuje požiadavky na evidenciu, spracovanie a archiváciu daňovo relevantných údajov v elektronickej podobe a vzťahuje sa na všetky spoločnosti, samostatne zárobkovo činné osoby a freelancerov, ktorí majú daňovú povinnosť.

Prečo sa zavádza e-faktúra?

Daňové úrady očakávajú, že iniciatíva ViDA (VAT in the Digital Age) a e-fakturovanie zlepšia výber DPH v celej EÚ. Cieľom je vytvoriť efektívny a transparentný systém na vykazovanie DPH pre všetky zainteresované subjekty. Vďaka elektronickému spracovaniu faktúr bude možné transakcie automaticky prenášať priamo na príslušné daňové úrady. Tento automatizovaný proces šetrí čas pri prenose údajov, minimalizuje chyby v daňových výpočtoch a zabraňuje pokusom o daňové podvody.

E-fakturovanie prináša aj ďalšie výhody, napríklad rýchlejšie preplácanie faktúr vďaka automatizovanému spracovaniu a možné úspory nákladov na poštovné a papier.

Akú úlohu zohráva archivácia e-mailov?

E-faktúry môžu byť odosielané buď automaticky prostredníctvom ERP systému, alebo ako príloha e-mailu (faktúra vo formáte ZUGFeRD). V oboch prípadoch, vzhľadom na dôležitosť fakturačných údajov, je nevyhnutné zabezpečiť primeranú ochranu, aby sa predišlo ich strate alebo manipulácii a aby boli faktúry vždy dostupné. Ak sú e-faktúry odosielané e-mailom, najlepším spôsobom ochrany dát je profesionálna archivácia e-mailov.

Profesionálne riešenie na archiváciu e-mailov totiž dokáže e-maily a ich prílohy uložiť do nezávislého archívu ešte predtým, než sa správy objavia v používateľských schránkach. To znamená, že údaje nebudú stratené ani v prípade, že fakturačné dokumenty budú zámerne alebo omylom vymazané zo schránky. Okrem toho sú archivované e-maily šifrované, takže uložené dáta nemožno zmeniť. Vďaka nezávislosti na platforme zostávajú fakturačné údaje prístupné aj v situáciách, keď sú schránky zamestnancov alebo celé e-mailové servery nedostupné v dôsledku technických problémov alebo kybernetického útoku.

Profesionálne riešenie na archiváciu e-mailov, ako napríklad MailStore Server, umožňuje bezpečné archivovanie všetkých e-faktúr odosielaných e-mailom.

Kľúčové posolstvo: Začnite sa venovať e-fakturácii už teraz

Firmy by sa mali začať venovať e-fakturácii čo najskôr, aby sa vyhli časovému tlaku pri prechode na nový systém. Je dôležité preveriť požiadavky na e-fakturáciu a zistiť, ktoré riešenia najlepšie vyhovujú ich potrebám. Okrem profesionálnych riešení na archiváciu e-mailov môžu v tomto procese zohrávať kľúčovú úlohu aj špecializované platformy na e-fakturáciu, napríklad tie, ktoré v Nemecku ponúka DATEV.

Pre viac informácií nás, prosím, kontaktujte:

Vilém Raichel, vilem.raichel@bakotech.com +420 734 542 498