"Kam sa podel ten e-mail?" - alebo ako sa efektívne starať o pamäť doručenej pošty vo vašej spoločnosti

V súčasnosti je ťažké predstaviť si fungovanie akéhokoľvek podniku bez e-mailu. E-maily sa používajú nielen na komunikáciu, ale aj na zasielanie citlivých údajov, ako sú zmluvy alebo faktúry. Je potrebné položiť si otázku, či naše kritické podnikové systémy a údaje zostanú dostupné aj v prípade núdze a či je naša elektronická pošta dostatočne chránená pred náhodným vymazaním spôsobeným škodlivými prílohami alebo nepozornosťou zamestnancov.

Prevažná väčšina spoločností má dnes na e-mailovú komunikáciu e-mailové servery alebo groupwarové riešenia. Tieto systémy však nie sú navrhnuté na ukladanie a zdieľanie veľkého množstva údajov, čo môže spôsobiť množstvo technických, právnych a finančných problémov. V Poľsku podlieha spracovanie e-mailov a ukladanie týchto údajov na dlhší čas tak, aby boli trvalo dostupné, rôznym právnym predpisom. Na odvetvia, ktoré posielajú a prijímajú veľké množstvo citlivých osobných údajov prostredníctvom e-mailu, sa často vzťahujú prísnejšie predpisy.

V prípade súdneho sporu (napr. keď sa e-maily použijú ako dôkaz) musí byť vedenie spoločnosti alebo právny tím vždy schopný efektívne vyhľadávať a získavať údaje z celého e-mailového zdroja. Tieto požiadavky zvyčajne dokáže splniť len profesionálne riešenie na archiváciu e-mailov. Samoobslužný aspekt výrazne odbremeňuje oddelenie IT, ale nie je k dispozícii v každom archivačnom riešení.

Ako funguje archivácia e-mailov?

Archivácia e-mailov dopĺňa svoj existujúci systém (ktorý sa, samozrejme, môže naďalej používať ako predtým). Správca nastaví, kedy a ktoré e-maily sa majú preniesť do archívu a či sa majú tieto e-maily po archivácii vymazať zo schránok na e-mailovom serveri.

Ako si teda vybrať správny a predovšetkým efektívny nástroj na archiváciu? Majte na pamäti, že by mal spĺňať niekoľko kritérií: jednoduchú konfiguráciu, spoľahlivosť aj pri veľkom počte e-mailov a integrované technológie ukladania - to všetko pri nízkych obstarávacích nákladoch.

Spoločnosti môžu využívať všetky možnosti modernej a bezpečnej archivácie e-mailov so serverom MailStore Server. Program vytvára kópie všetkých e-mailov v centrálnom e-mailovom archíve, čím zabezpečuje bezpečnosť a dostupnosť veľkého množstva údajov počas mnohých rokov. Používatelia majú stále prístup k e-mailom a môžu ich prehľadávať (napríklad pomocou aplikácie Microsoft Outlook alebo mobilného zariadenia) pomocou pokročilého fulltextového vyhľadávania.

Zhrnuté a podčiarknuté - každá firma potrebuje riešenie na archiváciu e-mailov, ktoré spĺňa všetky potreby organizácie - od manažmentu a IT až po koncového používateľa. Je dobré vypracovať zoznam požiadaviek, v ktorom sa určia všetky právne, finančné a technické kritériá, ktoré je potrebné splniť, a na základe toho sa rozhodnúť pre riešenie archivácie e-mailov.