5 častých mylných predstáv o archivácii e-mailov

V tomto krátkom článku objasníme 5 najčastejších mylných predstáv o archivácii e-mailov a vysvetlíme, akú hodnotu predstavuje pre každú organizáciu.

• PRVÁ CHYBA: PRI POUŽÍVANÍ ZÁLOH NEPOTREBUJETE ĎALŠÍ ARCHIVAČNÝ SOFTVÉR

Zálohy ukladajú systémové informácie a údaje v pravidelných intervaloch (napr. každých 24 hodín), zvyčajne sa ukladajú na krátke alebo stredné časové intervaly. Sú predovšetkým prostriedkom na obnovu po havárii. Je dôležité si uvedomiť, že akékoľvek údaje stratené medzi dvoma bodmi ukladania sa nebudú dať opätovne použiť a môžu byť zmenené.
S profesionálnym riešením na archiváciu e-mailov sú kópie všetkých e-mailov s prílohami bezpečne uložené na mnoho rokov v pôvodnej, ľahko vyhľadateľnej a trvalo dostupnej podobe. Keďže po umiestnení e-mailov do archívu nie je možné správy stratiť alebo s nimi manipulovať, archivácia môže spoločnosti pomôcť splniť zákonné a regulačné požiadavky na uchovávanie údajov.

• DRUHÁ CHYBA: SÚČASNÁ E-MAILOVÁ SLUŽBA UŽ POSKYTUJE DOSTATOČNÉ PROFESIONÁLNE MOŽNOSTI ARCHIVÁCIE

Integrované možnosti archivácie, ktoré ponúka väčšina poskytovateľov e-mailových služieb, sa nemôžu porovnávať s rozsahom funkcií a vlastností, ktoré ponúka profesionálny archivačný softvér.
Natívne možnosti archivácie len zriedka podporujú vytvorenie archívu odolného voči neoprávnenej manipulácii alebo umožňujú jeho správu nezávisle od použitej e-mailovej platformy - dve základné bezpečnostné požiadavky.

• TRETIA CHYBA: ARCHIVÁCIA JE DRAHÁ A GENERUJE VIAC PRÁCE PRE JEJ TÍMY

Náklady na prevádzku profesionálneho archivačného riešenia sú nízke, pretože sú zosúladené so skutočným počtom potrebných používateľských licencií. Okrem toho profesionálny softvér poskytuje celý rad výhod a počiatočné výdavky sa rýchlo amortizujú.

Napríklad pokročilé samoobslužné možnosti znamenajú, že riešenie na archiváciu pošty môže používateľom umožniť, aby sami vyhľadávali správy, ktoré potrebujú, bez toho, aby museli žiadať správcu IT. Zamestnanci aj IT technici ušetria cenný čas, ktorý môžu využiť lepšie.
 

• ŠTVRTÝ OMYL: ARCHIVÁCIA JE POTREBNÁ LEN VO VYSOKO REGULOVANÝCH ODVETVIACH

V mnohých krajinách majú spoločnosti zákonnú povinnosť ukladať kritické obchodné údaje - vrátane e-mailov a príloh - podľa konkrétnych požiadaviek. Najmä v regulovaných odvetviach, ako je finančníctvo, zdravotníctvo alebo školstvo, môžu byť požiadavky obzvlášť prísne, takže riešenie na archiváciu je nevyhnutné.
Aj keď sa na spoločnosť nevzťahujú zákonné predpisy o uchovávaní údajov, riešenie archivácie je stále dôležité, pretože profesionálna archivácia ponúka výhody, ktoré ďaleko presahujú rámec dodržiavania predpisov. Správy obsahujú množstvo informácií, ktoré sú pre organizáciu kritické a je potrebné ich chrániť, aj keď sa na ne nevzťahujú žiadne zákonné predpisy. Okrem obchodnej korešpondencie môžu e-maily obsahovať ponuky, zmluvy, faktúry a údaje o predaji, a dokonca aj utajované informácie o interných pracovných postupoch alebo financiách. Tie môžu byť pre spoločnosť relevantné až niekoľko rokov, a preto by sa mali archivovať. Prevedenie e-mailov do archivačného systému môže tiež odbremeniť poštové servery a zároveň znížiť množstvo práce pre IT tímy, ak používatelia môžu pristupovať archívov. Okrem toho archívy správ môžu obsahovať dôkazy, ktoré budú užitočné v trestnom konaní alebo v prípadoch interného dodržiavania predpisov.

• PIATA CHYBA: ARCHIVÁCIA E-MAILOV NIE JE V SÚLADE S OCHRANOU OSOBNÝCH ÚDAJOV

Keďže profesionálny archív uchováva bezpečné kópie všetkých správ po dobu niekoľkých rokov, môže poskytnúť rozhodujúcu podporu interným výskumným tímom pri vyhľadávaní staršieho obsahu e-mailov, auditoch dodržiavania predpisov, obchodných a daňových auditoch a dokonca vytvoriť dôkazy na použitie v trestnom konaní.
Vzhľadom na to sa už nejaký čas venuje pozornosť ochrane údajov v digitálnom svete (ochrane osobných údajov). Najneskôr od nadobudnutia účinnosti nariadenia RODO v EÚ sa ochrana údajov stala predmetom zvýšenej pozornosti aj v mimoeurópskych krajinách. Zákony o ochrane osobných údajov v zásade zakazujú dlhodobé uchovávanie osobných údajov - často sa nachádzajúcich v e-mailoch -, pokiaľ sa údaje nepoužívajú na konkrétny, vopred deklarovaný účel.
 

Archivácia e-mailov a ochrana osobných údajov sa však určite dajú zosúladiť. Profesionálne riešenie na archiváciu môže používať vopred definované pravidlá uchovávania a pravidlá vymazávania na vymazanie e-mailov z poštových schránok a archívov po dosiahnutí maximálnej zákonnej lehoty uchovávania. Takto možno využiť výhody archivácie bez obáv z porušenia platných právnych predpisov o ochrane osobných údajov.

Zhrnutie - archivácia e-mailov je nevyhnutnosťou.

Nesprávne predstavy podnikov o archivácii e-mailov spôsobujú, že sa tejto téme nevenuje náležitá pozornosť. Pritom archivácia e-mailov zohráva kľúčovú úlohu, pokiaľ ide o uchovávanie dôležitých obchodných informácií a dokumentov a dodržiavanie právnych predpisov o ochrane osobných údajov. V konečnom dôsledku e-mail je a zostane prvým komunikačným kanálom, najmä vo svete podnikania.

Vynikajúcim nástrojom na archiváciu v našom portfóliu je softvér MailStore, ktorý umožňuje efektívne spravovať veľké objemy údajov, ako aj rýchlo a pohodlne vyhľadávať a zdieľať archivované správy. Ak sa chcete o tomto riešení dozvedieť viac alebo ho bezplatne vyskúšať, kontaktujte @Damian Malinowski, ktorý je správcom tohto riešenia v porfóliu Bakotech.

Translated with DeepL